Die Bemessungsgrundlage der monatlichen Betriebskosten-Vorauszahlung kann unterschiedlichen Ursprungs sein: Die voraussichtlich anfallenden Nebenkosten können zum Beispiel durch die Höhe der Betriebskosten vergleichbarer Einheiten oder der Betriebskosten des Vormieters geschätzt werden. Eine falsche Betriebskosten-Vorauszahlung kann für das kommende Jahr angepasst werden.

Die detaillierte Abrechnung erfolgt einmal jährlich in der Betriebskosten-Abrechnung. Unterschiede in der Höhe der Kosten liegen vor allem im unterschiedlichen Verbrauch. Dieser kann seinen Ursprung in den verschiedenen Bauzuständen der Einheiten haben oder aufgrund unterschiedlicher Verbraucherverhalten der Mieter anfallen. Eine eher seltene Ursache ist die Verwendung verschiedener Verteilerschlüssel. Zudem haben Vermieter bei der Festlegung der Vorauszahlung einen gewissen Prognosespielraum.